踏入2020年,準備將你嘅工作hand over俾自動化工具,留番多啲時間比自己!

呢個世界已經無人可以阻到香港人返工!!🔥🔥 如果係從事勞力工作嘅人,應該都好清楚搬重野嘅時候應該點樣用力,用咩工具去幫輕自己手可減少勞損咁樣。其實番office嘅打工仔都一樣,日日對住個excel、power point、公司system係咁諗野同打字,腦攰眼攰手攰。

事實上近幾年多左好多自動化(automation)工具,可以比你將自己日日重重覆覆,有固定邏輯嘅工作彈曬比個工具/機械人做。試諗下如果你每日慳到1個鐘頭,當8個鐘係標準工時,一個月返22日,都幾乎慳出3日時間!

事不宜遲,我地即刻介紹提升辦工室效率嘅兩大門派,睇下邊款比較啱你嘅工作使用,助你做野快人一步😎

第一類:網上自動化工具 (Online Automation Tool)

我地平時工作又好,私下又好,都有好多機會用到唔同嘅網絡服務或系統(web service or system),例如係gmail、google drive、salesforce、paypal等等。如果你日常需要做好多資料記錄或處理,同步不同平台嘅資訊,又或者需要監控住某d網絡系統,咁呢類型嘅工具會比較啱你。因為只需要係呢d平台嘅網站上login,揀自己需要嘅system,將佢地drag and drop咁連埋一齊,填番d資料,就可以輕易等佢幫你完成。

呢類工具以ZapierIntegromatPower Automate (前身係Microsoft Flow)為表表者。以易用程度來講,Zapier同Integromat較為易用,Integromat可以做多d變數運算,比較適合接觸過programming嘅你。

我地可以一齊click入呢條link睇下呢個典型嘅自動化例子: 

(點樣將email入面嘅附件自動放曬落google drive)

至於Power Automate界面比較複雜、亦都要用非個人電郵註冊先可以用到較完整嘅功能(如果係outlook.com、gmail.com都係唔得嘅,需要用學校或公司電郵)。而且可以選擇嘅system配搭無咁多。但係Microsoft嘅規模非常大,佢本身提供手機應用程式Flow來同其他功能做Integration。舉個例,你可以用手機禁粒掣就將你手機嘅嘅位置send比某個email。

價格都絕對係考慮點之一,zapier同integromat都係有免費plan,而Power Automate就可以用Community Version,否則佢嘅定價都唔算好平。

以下總結佢地嘅特點:

易學程度:
4/5
開發容易度:
4/5
支援複雜性:
4/5
價錢:
4.5/5
目標客戶
個人、digital marketer、網店、中小企 90%

第二類:機械人自動化流程 (Robotic Process Automation / RPA)

頭先提到第一類嘅自動化工具有一定限制,就係佢提供到咩web service / system 俾你做配搭,你就只能夠用嗰啲配搭。而且執行嘅指令亦都較為直接。假使你心入面想做嘅一套自動化邏輯比較複雜嘅工作。舉個例,你係一間social media嘅公司,每日需要用Photoshop將大量相片剪裁成幾個唔同嘅尺寸,再將佢擺落指定嘅資料夾備用,咁以下嘅工具就會啱你。

RPA嘅表表者包括UiPathAutomation AnywhereBlue Prism。相對於第一類自動化工具,佢地都係需要由Windows作業系統下載開發bot嘅工具(如果係企業使用則需要有另外設置server去控制企業旗下嘅bot)。 當中以UiPath嘅界面最為簡便易用,如果你想就RPA做一啲試驗甚至prototyping,UiPath係唔錯嘅工具。

Automation Anywhere嘗試將變量(variable)嘅概念盡量簡單化,最近出咗A2019版本,無須下載開發工具,就咁係網上開個account就可以進行開發。

Blue Prism較近期開放左免費試用版本。佢一直好受大公司歡迎,因為佢嘅執行快而穩定。可惜嘅係佢缺乏錄影(recorder)功能。錄影功能係指將你係電腦上面嘅操作錄影一次,然後直接轉化為一個模彷你操作嘅bot,節省開發時間。所以你必須要對Blue Prism嘅操作有一定了解先可以做到一個bot出來。

價格方面,三個平台都提供Free Trial或Community Version,比你可以體驗或做d規模唔太大嘅prototype。而由於佢地係專俾企業使用而唔係普羅大眾,如果正式使用佢地嘅license去執行robot嘅話,費用就自然唔係一千幾百,所以用RPA與否係需要評估開發一個robot嘅效益高唔高。

以下可以參考一個企業處理文件嘅常見例子:

(點樣抽取Invoice資料再加以處理)

綜合來講,UiPath同Automation Anywhere嘅評分係唔同報告都係爭逐頭兩位,Blue Prism次之。由於RPA所牽涉嘅範疇眾多,如果想更清楚佢地嘅詳細分別,可以參考呢個比較表

以下總結佢地嘅特點:

易學程度:
3/5
開發容易度:
3.5/5
支援複雜性:
4.5/5
價錢:
4/5
目標客戶
任何有大量重複工序需要處理嘅企業 90%

小結: 自動化將會係未來企業嘅大趨勢。如果你係打工仔或小本經營者,學Online Automation Tool相信都會幫輕到你嘅日常工作。如果你係企業嘅老闆,追求唔只提升辦公室效率,而係企業增值,節省企業成本,釋放員工價值嘅話,RPA就好啱你用喇。

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